Planifica tu día a día sin morir en el intento

No han pasado ni tres semanas desde que comenzó el año pero… ¡confesad! ¿Cuántos de vosotros habéis abandonado ya esos propósitos de año nuevo? Probablemente la mayoría aún mantengáis el tipo, pero lo cierto es que en enero, al igual que suele suceder en septiembre tras las vacaciones y el inicio del año laboral, generamos muchas expectativas respecto al rumbo que ha de tomar nuestra vida que acaban por no llegar a buen puerto. En muchos casos, abandonamos -¡ojo! digo abandonar, no fracasar- porque somos demasiado optimistas respecto a nuestra disposición y disponibilidad para acometerlas; pero en otros tantos lo hacemos, simple y llánamente, porque nos falta tiempo para todo.

El tiempo es uno de los bienes intangibles más cotizados y codiciados en la sociedad occidental, por lo que optimizarlo a todos los niveles condicionará nuestro éxito. Administrar nuestro tiempo de forma correcta nos permitirá aumentar la productividad en todas las tareas que acometamos, pero también hará que seamos más eficaces, ya sea en nuestra vida personal, familiar o laboral. Si de lo que se trata, además, es de conjugar las tres vertientes, ni os cuento los beneficios que nos puede reportar una buena organización.

En Mujeres y Madres Magazine, como os pasa a la mayoría de vosotros, somos multitarea -o multitask, que se llama ahora- y estamos plenamente concienciadas de cómo una buena planificación mejoraría nuestras vidas. Sin embargo, también como a muchos de los que nos leéis, a algunas nos falla la forma de llevar ese propósito a la práctica. Administrar el tiempo es un arte. Algunos privilegiados tienen una capacidad innata para hacerlo, pero que nadie se desanime, porque existen infinidad de técnicas y estrategias que nos ayudan a mejorar en ello. La bibliografía y recursos son extensos y nosotras nos hemos propuesto ayudaros en ello profundizando en algunas de esas propuestas a partir de nuestra propia experiencia.

Así que, del creador de “El lunes me pongo a dieta” y “En enero me apunto al gimnasio” llega… “Este año me compro una agenda y me planifico mejor”. Y bien podría ser esa, la de la agenda, una buena opción, pero si ya lo habéis intentado sin mucho éxito, vamos a presentaros otras alternativas más sofisticadas.

Bullet Journal (Let y María Jardon)

Llevo años buscando un método de organización que me funcione pero no doy con el adecuado. He probado la agenda de siempre, apps para el móvil, la agenda del teléfono y nada. El otro día por casualidad llegó a mi a través de mi compañera Let un post del método Bullet Journal y he de confesaros que me cautivó al instante. Primero, por la vuelta a lo analógico (algo que siempre hecho de menos) y, segundo, por su gran flexibilidad. Aún así, no me atreví a lanzarme con él, hizo falta que me llegará por sorpresa un cuaderno perfecto para decidirme a probarlo. Y es que para poner en práctica este método sólo necesitas un cuaderno (mejor cuadriculado), un boli y tiempo para prepararlo.

¿En qué consiste el Bullet Journal creado por Ryder Carrol? Pues básicamente es una especie de agenda o diario personal pero que te da toda la libertad que quieras. Una de las bases de este método es la manera de categorizar lo que apuntas. En el día a día, pondrás como título la fecha y debajo todo lo que quieras pero categorizado. Por ejemplo, un cuadrado delante para todo lo que tengas que hacer (así podrás señalar cuando lo hayas hecho o si lo pospones), un punto para las notas y un círculo para los eventos. Estos son los básicos, pero también puedes personalizarlo poniendo un asterisco para las cosas importantes, un signo de interrogación cuando quieras informarte sobre algo, etc.

Pero no es bueno sólo para el día a día, también nos ofrece una visión global, ya que podemos añadir un calendario anual, colecciones o listas. Por ello, hay otros dos puntos que son muy importantes a la hora de poner este método en práctica, numerar todas las páginas y empezar la libreta con un índice en el que iremos apuntando todo lo que pongamos.

Lo último que quiero recalcar es otra de las cosas que me ha encantado de este método y es la visión que ofrece de todo el mes. Además de las cosas que vayas apuntando día a día, al comenzar un mes lo primero que haremos será poner un calendario del mes en una de las páginas y, en la de al lado, cosas que queramos dejar cerradas ese mes sin falta de unirlas a ningún día. Así podremos ir apuntando los eventos que ya sepamos con anterioridad y tener siempre presentes algunas cosas que queremos realizar antes de fin de mes.

Podría extenderme mucho más, pero creo que lo mejor es que lo pruebe durante una temporada y más adelante os cuente como me va.

Get Things Done -GTD- (Nuria)

Pues yo voy a tirar de un libro que ha tenido muy buena prensa y que ya apuntó María en sus libros recomendados para el 2016. El título del libro y del método de gestión de actividades que propone es: Getting Things Done (GTD) y su autor David Allen. En español se ha publicado con el nombre de Organízate con eficacia.

Básicamente, lo que el método propone es sacar toda la información de tu cabeza. Anotarlo todo fuera en un “sistema confiable externo” para procesarlo con posterioridad. A excepción de las tareas que puedan ejecutarse en dos minutos, esas aconseja llevarlas a cabo de inmediato. Con este sistema uno puede centrase en la tarea que esté realizando sin distraerse con esos recordatorios que lanza nuestro cerebro de vez en cuando. Todo se anota escrupulosamente y se organiza entorno a una bandeja que el autor denomina como “IN” (de entrada) adonde entran todas esas anotaciones o temas que pueden así abandonar tu cabeza. De ese modo, sabiendo que todo está recogido en un solo lugar, te liberas del estrés de pensar que puedas pasar por alto algo importante.

Otro recurso fundamental de este sistema es un archivo que el autor sugiere sea ordenado alfabéticamente. Da pautas muy claras sobre cómo tiene que ser el archivador. Ha de estar a mano y en un cajón. En carpetas bien etiquetadas. De modo que, al abrir el cajón esas etiquetas despliegan una especie de índice general que recoge absolutamente TODO lo que nos concierne.

La forma de gestionar el cajetín de entrada mencionado arriba es la siguiente: cuando algo sale de él, no vuelve a entrar. Se ejecuta la acción correspondiente o se delega o se anota una acción asociada en otra bandeja como pendiente, pero no vuelve a entrar al “IN”.

Parece todo como muy elemental ¡y muy analógico! Lo cual tiene su encanto. Bueno, este es el método que quiero poner en práctica. Ya os contaré como me va 😉

Nuevas tecnologías (Merak)

Hace dos años, al inicio de curso, me compré una agenda y comencé a apuntar en ella todas las cosas que necesitaba recordar. Resultó un éxito porque tenerlo por escrito me permitía liberar mi mente de la preocupación que me generaba, precisamente, tener que acordarme de todo. Cada noche repasaba las anotaciones para comprobar lo que me había quedado por hacer, lo que tenía para el día siguiente… Pero tenía limitaciones en cuanto al espacio y al soporte.

¿Cómo no perder de vista la agenda a la primera de cambio, traspapelarla o hacerla encajar en alguno de esos bolsos mínimos y minimalistas? Además, lo de apuntar las cosas en papel está bien pero, al final, de lo que no me despego es del móvil y del ordenador, así que es allí donde necesito tenerlo todo y, sobre todo, tenerlo a mi disposición en todo momento y allá donde voy. Así que la clave es la sincronización y las nuevas tecnologías la solución.

Me puse a investigar y encontré varias aplicaciones y tras profundizar un poco en ellas me decidí por darle una oportunidad a Evernote. Y, aunque sé que podría hacerlo todo a partir de esta aplicación, como me encantan las listas, voy a completarla con Wunderlist para el móvil.

Evernote lo conocía ya, pero únicamente lo utilizaba  para coleccionar y organizar recetas por su facilidad para capturar artículos que encuentro en internet. Ahora me he propuesto ir más allá e intentar exprimirlo en otras facetas. ¿Cómo? Para los que no lo conozcáis, Evernote es un programa que nos permite almacenar notas de todo tipo -imágenes, texto, voz, artículos…-, etiquetarlas y organizarlas en libretas. Para empezar, yo he hecho libretas para el Trabajo, con sublibretas por cartegorías. También habilité otras para Mujeres y Madres Magazine, Hogar -por el momento con documentos de identificación, facturas…- y otras temáticas que me interesan. Y, sobre todo, una de Pendientes, a donde van a parar las notas que tengo sin archivar.

Las posibilidades de Evernote son muy amplias y sé que todavía estoy en la superficie, por eso os invito, como han hecho el resto de mis compañeras, a que volvamos a vernos en unos meses y os cuente mis avances, virtudes e inconvenientes de mi sistema de organización. Estas son solo tres propuestas, pero hay muchas estrategias y, sobre todo, recordad que la clave está en encontrar el método que más se adapte a cada uno.

Foto: Pixabay (Nuria)