Secretos para organizarse bien el tiempo

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Si hay algo que llevo oyendo toda la vida es que me organizo muy bien el tiempo ¡la de cosas que haces! me dicen. A mí, personalmente no me parece nada excepcional. Entra en mi carácter ser muy organizada para ciertas cosas (igual que soy un absoluto desastre en otras ya que en mi caso no se cumple eso de que el caos físico es sinónimo del caos mental) y sobre todo es que con los años he ido descubriendo que si aprovecho bien el tiempo y lo planifico casi todo, funciono mejor. Siempre queda un hueco para las cosas imprevistas, claro está y es necesario ser flexible, pero intento tener bajo control la mayoría de las cosas que son susceptibles de ello.

Y ya no es que funcione mejor. Es que soy mucho más feliz, mis resultados son mejores y vivo mucho más tranquila. Disfrutando en cada momento de lo que estoy haciendo. ¿Os cuento mis secretos?

gestion del tiempo

1. Haz muchas cosas

El primer secreto para organizar bien tu tiempo es hacer muchas cosas. Mi madre cuando yo era pequeña siempre decía que cuantas más cosas tienes que hacer, más tiempo tienes. Puede parecer un contrasentido, pero no lo es en absoluto. Si tienes mucho tiempo a mano tiendes a perderlo porque piensas “bah, esto ya lo haré luego”. Total, que al final lo acabas haciendo deprisa y corriendo porque se nos va el tiempo en tonterías.

En cambio, cuando tienes muchas cosas que hacer, eso no es un lujo que puedas permitirte. Si por la tarde tienes que hacer cuatro cosas, no te quedas mirando a las musarañas sino que atacas la primera en cuanto puedes porque sabes que tienes tres más esperando. Y acaba el día y te ha dado tiempo a hacer las cuatro, mientras que si sólo hubieses tenido una posiblemente hubieses ido perdiendo el tiempo entremedias.

2. Sé eficaz

Lo anterior redunda en que hay que ser eficaces. Hacer las cosas bien no suele necesitar mucha más energía que hacerlas regular. Solo requiere concentración, en la medida de lo posible, algo que las madres tenemos complicado cuando nuestros hijos están danzando por ahí, dicho sea de paso.

Hay que ser honrado con uno mismo y pensar siendo realistas cuánto tiempo nos lleva realizar bien una tarea. Bien, sin correr, sin estresarnos. Supongamos, una hora.  Pues hay que tratar de ceñirnos por todos los medios a ese horario que nosotros nos hemos puesto. Eso implica intentar no distraernos y el tiempo que estemos dedicándole a esa tarea hacerlo implicados en un cien por cien. Cuesta menos tiempo y los resultados suelen ser mejores. Evidentemente no es sencillo, pero como todo…

3. ¡Practícalo!

… mejora con la práctica. No somos coches y no podemos pretender pasar de cero a cien en un segundo. Si eres una persona con tendencia a la procrastinación no puedes querer pasar a ser de repente un monje zen capaz de concentrarte en un paddock de la Fórmula 1. Ponte pequeñas metas, e intenta cumplirlas. Verás cómo practicando mejorarás.

En mi caso, llevo haciéndolo así desde que era niña. En mi casa siempre hemos sido de apuntarnos a un bombardeo y mi familia materna tiene una gestión del tiempo admirable. Así que a mí me daba tiempo para todo: para estudiar, para salir, para apuntarme a toda extraescolar que me apetecía, para no quedarme un fin de semana ni medio en casa… Práctica. Al principio parece difícil, pero luego es una bendición.

4. La vida es una carrera de fondo

Todos en algún momento de nuestra vida tenemos un pico de trabajo o una acumulación de tareas extra. En esos momentos hay que echar el resto y ya está. Pero el secreto de organizarse bien el tiempo no es hacer millones de cosas y vivir siempre estresado. Nos organizamos el tiempo para intentar que esos momentos de estrés nos pillen con las tareas avanzadas y no morir en el intento. No podemos ir forzando la máquina siempre. Esto es un marathon, una carrera de fondo

Si vamos dejándolo todo para el final llega un momento en que te encuentras con todo lo que has ido aparcando de golpe, con una fecha límite prácticamente encima de ti. Tienes poco margen de maniobra: como algo más caiga sobre ti, ya la has fastidiado. En cambio si te organizas el tiempo y te vas adelantando a los acontecimientos vivirás con mucho menos estrés en tu vida.

Recuerdo cuando llegaban los exámenes finales o cuando había que entregar un trabajo en el bachillerato o en la universidad que iba todo el mundo de cráneo. Yo por lo general estaba más feliz que una perdiz porque  los trabajos los entregaba con una media de quince días de antelación sobre la fecha tope. Me estresaba mucho menos, me costaba lo mismo y mi salud mental me lo agradecía.

¿Soy una supermujer? No. Solo soy muy organizada. Organiza para no volverte loca. Para tener más tiempo. Para ganar bienestar.

5. Ayúdate de herramientas

Un día leí en el blog de María Paradela que Abraham Lincoln decía que si tienes 9 horas para talar un árbol, emplea siete en afilar el hacha. Planificar nunca es perder el tiempo. Invertir tiempo en pensar cómo abordar la tarea nos ayudará a hacerla de manera más rápida y mejor, y redundará en la eficiencia y también en la calidad. Por añadidura, invertir en herramientas que nos ayuden en nuestro desempeño es básico y acaba repercutiendo en nuestra calidad de vida y en nuestros resultados. Podéis leer a Patricia Tablado al respecto aquí.

No siempre se trata de inversiones económicas. En un blog, por ejemplo, se trata de buscar cosas que nos simplifiquen la vida. Yo utilizo plugins para algunas funciones (hay cosas que cuanto más automatizadas mejor), uso aplicaciones para ir por ejemplo guardando los links de cosas que me interesan, leo los posts en feedly. En fin, que se trata de facilitarme a mí la vida para perder el mínimo tiempo posible en cosas que no aportan valor añadido.

gestion del tiempo

Un último consejo muy práctico…

Una de las charlas más interesantes en las que he estado en mi vida tuvo lugar en el BAF hace un par de años. Eva Mariscal, Mamá Convergente, hablando de esto mismo contaba que debemos ir atacando las cosas que nos van surgiendo en orden de prioridades. No sirve coger lo último que nos llega y solucionarlo y así ir al trantrán. Cuando se acaba una cosa, otra y tener siempre la cabeza fría para saber qué puede esperar y qué no. Todo el mundo cree que todo es para ya, pero no es verdad. Una gestión eficiente del tiempo implica saber reconocer las cosas que requieren nuestra atención inmediatamente y separarlas de las que no, que suelen ser la mayoría. Aunque a veces nuestro jefe nos intente convencer de lo contrario.

La única excepción, y algo que intento aplicar como un mantra desde entonces es no posponer (casi) nunca lo que me lleva menos de cinco minutos. ¿Me entra un correo que requiere una respuesta breve? Lo contesto ya y no lo sumo a la pila de tareas pendientes. ¿El correo requiere mucha más literatura? Entonces a mi lista de tareas.

¿Vosotros cómo lleváis la parte de la gestión del tiempo? 

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Soy Sara Palacios, aunque en la red muchos me conocen como Walewska, mi nombre de guerra. Soy curiosa, inquieta, seriéfila, gafapastas y a ratos pedante. Los que me conocen dicen que tengo mucho sentido del humor y yo no sé si soy graciosa o no, pero que me gusta reírme continuamente es un hecho. ¡Soy una optimista incorregible!

39 COMENTARIOS

  1. Me ha encantado tu post Sara y estoy contigo en que cuantas más cosas tienes que hacer… más tiempo tienes… Soy madre de 5 niñas de 10,8,6,4 y 2 años… antes de que nacieran llevaba una vida de lo más tranquila.
    Profesora de infantil, daba mis clases y tenía la tarde libre para hacer mis cosas… y aún así nunca me daba tiempo a nada.
    Comenzanos a ser familia y por supuesto comenzó el jaleo sobretodo conforme van creciendo…extraescolares, deberes, proyectos, cumpleaños, trabajos de grupo… y sin duda ahora me organizo (no me queda otra) infinitamente mejor. Las tardes me cunden como nunca… y eso que ahora llevo al día la agenda de 6. Me sigue quedando mucho por mejorar y a algunas cosas llego por los pelos pero poquito a poquito todo va saliendo. Y con suerte cuando las peques duermen saco algún rato para coser…
    Así que sin duda cuanto más cosas hay que hacer (yo al menos) mejor me organizo.
    Mis5_y_yo

    • Madre mía cinco, qué maravilla! Supongo que cuando pasas de un hijo o dos a todo tirar o te organizas o te organizas, no hay mucha más opción. Cualquier madre de familia numerosa tiene que organizarse por necesidad.
      La teoría de que cuantas más cosas tienes que hacer mejor te organizas yo tengo comprobado que es cierta. Ha habido temporadas de mi vida mucho menos activas y me di cuenta de que seguía sin tener tiempo. Desde que hago cientos de cosas aprovecho mucho mejor el tiempo
      Un beso!

  2. Buenos días. ..mi primera cosa para empezar el día ducha y entrar en mujeresymadresmagazine. .leerte hoy me remueve. ..pero con lo desorganizada que soy yo .me estoy dando cuenta por momentos..será cuestión de hacerte un poco de caosssss….quiero decir casooooo….que se preparen que hoy mismo empiezo….saludos

    • Vaya honor que leernos sea lo primero que una persona haga en su día! ¡Estas cosas hacen mucha ilusión y nos hace tener una responsabilidad al mismo tiempo!
      Como digo en el tiempo, es todo cuestión de práctica. Ponte metas asumibles e intenta cumplirlas. De nada nos sirve aspirar a correr maratones si no andamos tres metros. Pues piano piano…. pequeñas metas, y ¡hasta el infinito y más allá!

      Un beso!

  3. Me encanta! Y si yo gestiono bien mi tiempo, mientras estoy en mi mesa a primera hora leo vuestros post, y tengo agenda en mano llena de cosas para empezar, antes me desesperaba si había un día que no tachaba algo que tenía que hacer, pero me lo estoy tomando con calma porque sino lo he hecho es porque puede esperar, pero reconozco que me encanta tachar mi listado diario de cosas por hacer!! ¿Obsesión? Creo que no.. Es organización y planificación,! besos guapa!

    • ¡Me encanta que seas de las mías Rosana! Evidentemente no somos superwoman, pero cuando algo se hace bien es bueno para el ego reconocer que estamos haciendo bien las cosas, ¿verdad? Un beso gigante, amiga!

  4. Estoy de acuerdo contigo, cuantas más cosas tiebes q hacer más te cunde. A mi me gusta tener las cosas planificadas. Saber de antemano cómo se harán, me da tranquilidad el tenerlo controlado.

    • A mí también. Yo funciono fatal bajo presión, al menos bajo presión continua. Con picos de trabajo puedes darlo todo, pero ir siempre así a mí me bloquea.

  5. Yo soy un desastre para organizarme. Quiero priorizarlo todo y así es imposible. Antes de ser madre me daba la sensación de que el tiempo me cundía más, pero desde que parí hay días en los que pienso que no he hecho otra cosa que cuidar de la niña y perder ratitos libres por internet. No sé si a medida que ella crezca volveré a mis habilidades anteriores o si habré quedado ya trastocada de por vida.

    • Mujer, cuando uno tiene un bebé las cosas cambian pero ya te digo yo que todo vuelve a su ser Y MEJOR. Es como estuvieras dos o tres años en una crisálida para luego renacer con superpoderes

  6. Grandes consejos amiga!
    Estoy de acuerdo completamente en todo, aunque yo añadiría una cosa que a mi me funciona muy bien y es anotarlo todo (pero todo, todo) porque confiar en mi memoria no es nada efectivo y además me estresa “tener que acordarme de” así que lo anoto y libero mi cabeza de ese runrun.

    • yo la verdad es que tengo buena suerte y no necesito apuntarlo todo. Nunca me apaño con las agendas, plannings y demás. Pero tampoco es lo normal, eso ya lo sé 🙂

    • Ay! Es que me requeteencantó la charla y me pareció utilísima. La regla de los cinco minutos la sigo a rajatabla y la verdad es que ayuda. Gracias mil a ti por ser inspiradora!

  7. Grandes consejos los que nos das Sara!! Yo ya me he apuntado algunos de ellos y los voy a intentar poner en práctica, de todos el que si que te digo que a mi también me funciona es el de “Cuántas más cosas tienes que hacer más tiempo tienes” Y es verdad cuando un día lo tengo repleto de mil cosas que tengo que hacer sí o sí ese día, más me cunde al día. Un besazo guapetona!!!

    • Yo tuve una temporada con muchas menos cosas que hacer ¡y qué quieres que te diga! ¡Hacía la mitad de cosas y no tenía más tiempo libre! Un beso!

  8. Me gusta lo que cuentas y estoy totalmente de acuerdo en todos los puntos, incluido el de tu madre. También soy de libreta (antes agenda) para apuntar cosas, pensamientos, mejoras, anotaciones … y no olvidarlas, como le pasa a Pilar.
    Voy a entrar en los links a profundizar. Un beso

    • La frase de Lincoln es buenísima verdad? Yo recuerdo habérselo oído a María en twitter y me impactó tanto que me la guardé para utilizarla cuando la necesitara. Pero es que es totalmente cierto. Un besico!

  9. Yo también os leo cada mañana. Es estupendo tener a quien admirar en cada campo que te interesa. Admirar, porque lo que es a mi, nomedalavida, ni me va a dar jamás! También es bueno asumirse a una misma. Enhorabuena por tu increíble capacidad, a mi me parece ciencia ficción, y de toda la vida, fue un género en otra dimensión y realidad, inalcanzable. Así es mi costillo, y el también asume que yo no tendré una agenda jamás, un lunes jamás sabré si el martes haré la compra o sera el dia que toque comida rápida por haberme pasado de hora porque me encontré a alguien que hacia que no veía, o porque surgió la charla con los pollos y mira, para una vez que hablan.. .y puede que el sábado posponga la limpieza extra que suplica mi cocina porque tuve una gran idea sobre cambiar un mueble de sitio, o pintar aquella cajita con su decoupage a juego, o el cuerpo me pide cuatro horas seguidas de tejer amigurumis y empezar y acabar en el mismo día una monisima elefantita. En fin, está bien tener ídolos, no cambies nunca!

    • La verdad es que yo si soy ídolo te aseguro que lo soy con los pies de barro jajajaja. Soy un puñetero desastre en otras muchas cosas, pero mira, todos hacemos bien algo. Es importante saberlo, tanto como lo que hacemos mal. Saber las cosas malas nos ayuda a mejorar, y saber las buenas nos ayuda a querernos 🙂
      Un beso gordo. ¡Me hace mucha ilusión que nos digáis estas cosas!

  10. Un post súper interesante, yo me organizado fatasl, me estreno y entro en bucle, hice unas organización de tareas con una coach pero nunca /se cumplió, a ver si ahora con tus ideas lo hago, un besazo y Gracias

    • Hola Anya! Lo mejor, en serio, ponerte pequeñas metas e ir aumentando la dificultad. Igual que si te vas a correr. Al final es bastante parecido
      #yesyoucan!

  11. Sara, todos estos consejos están fenomenal pero cuando eres una procrastinadora en potencia, cómo haces para vencer la tentación? Creo que eso es lo verdaderamente difícil…

  12. Me acabas de dar donde más me duele, ayer justo estuve “discutiendo” esto con el padre de mi criatura, me he plantado, así no podemos seguir… yo siempre he ido improvisando (el padre igual) y qué cierto que así no cunde en tiempo nada, pero bueno, vas tirando… hasta que tienes un hijo y encima trabajas en casa, entonces o te organizas o te vuelves loca (y amargada) del cúmulo de tareas a medias y cosas pendientes en la cabeza y al final todo por hacer!! Asi que me voy a hacer un esquema-resumen de tu post y poco a poco, (salir de la procrastinación crónica es muy dificil) como bien dices, a ver si voy incluyendo la organización en mi vida, ais….

  13. Pues mira, precisamente ayer empecé el libro sobre GTD “Organizate con eficacia”, de David Allen, a ver si de una vez pord todas lo logro. Mi problema, además de la procrastinación, es que tengo tantas cosas que no sé por cual empezar, hago varias a la vez y me disperso demasiado. Pero lo lograré, vaya que sí.
    Lo de que cuantas menos cosas por hacer más pierdes el tiempo, vaya si es verdad. Al menos así fue durante mi excedencia después de tener a Bruno. No me organizaba nada, no me cundía el tiempo en absoluto y acababa el día con la sensación de tener las mismas cosas por hacer más los añadidos.
    Un post genial maja 🙂

  14. Pues si. La vida es sobre todo organización ( y si te echan una manita pues mejor) pero yo soy incapaz. También es que pierdo mucho tiempo en los “robatiempos”. Mucho FB y Pinterest. Lo reconozco: mea culpa

  15. tienes razón, y creo que en parte por eso empecé a escribir mi blog: para animarme a hacer más cosas, y así de paso tener que organizarme para llegar a todo. estoy en ello, lo reconozco, porque el tema del orden es mi gran asignatura pendiente. pero es mi firme propósito para 2017 y sí o sí lo voy a conseguir. bss!

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