¿Eres productiva?

Últimamente estoy reñida con la productividad. Ya sea en mi puesto de trabajo, en las tareas del hogar o incluso en el tiempo que dedico a mi ocio, vivo con la constante sensación de no aprovecharlo lo suficientemente bien. Tras leer bastante sobre el asunto, comencé a aplicar algunas técnicas que creo que me están reconduciendo por el buen camino. Si te encuentras en la misma situación que yo, sigue leyendo, porque quizás a ti también te ayuden estos pequeños consejos.

Organización

Todos asumimos que para aprovechar mejor el tiempo es necesario organizarse bien y, sin embargo, muchas veces nos lanzamos a hacer tareas sin realmente pararnos a pensar en ellas o abordarlas con una mínima planificación. Así que, aunque creas que es una verdad intrínseca que se da por sentada, dedica tiempo a la organización del trabajo para resolverlo mejor y en menos tiempo. ¿Cómo hacerlo?

Dedica tiempo a planificar

Apenas cinco o diez minutos de planificación antes de encarar un trabajo o una jornada laboral te permitirán obtener una visión global de lo que tienes que hacer y poder elaborar estrategias para acometerlo de la mejor forma posible. Si antes de irnos a la cama, por ejemplo, empleamos unos instantes a planificar el próximo día lograremos ser más resolutivos e, incluso, descansaremos mejor. Y es que muchas veces, una de las razones por las que no podemos conciliar el sueño es porque hay demasiadas ideas y asuntos pendientes revoloteándonos por la cabeza.

Haz listas y asigna prioridades

Pon por escrito todo aquello que tienes que hacer. Es una buena forma de tomar consciencia de los frentes que tenemos abiertos, pero también nos va a permitir evaluar mejor la verdadera importancia de cada uno de ellos y poder asignar prioridades.

No todas las tareas requieren el mismo tiempo ni son igual de importantes. Una de las máximas en el análisis de la productividad es la regla del 20/80 que viene a decir que el solo un 20% del trabajo que realizamos nos aporta el 80% de beneficio, así que hay que identificar bien cuál es esa parcela importante para acometerla con prioridad.

En ocasiones hay tareas que vamos posponiendo con la justificación de que “eso lo hago después, en cinco minutos”… y al final, ni ahora, ni después, ni nunca… Si realmente son cinco minutos, no lo dejes para más tarde. Ponte con ello cuando corresponda.

Otras veces, lo que posponemos son las tareas más tediosas y al final acabamos por no hacerlas. MAL. Revisa tu lista, agrupa esos trabajos que menos te inspiran y asígnales un momento concreto para todos ellos.

Haz un horario

Todo lo anteriormente dicho no hace más que poner de relevancia la importancia de asignar un tiempo concreto en el día a cada tarea. Ello nos permite repartir mejor nuestros esfuerzos, pero también identificar nuestras horas de menos productividad y asignar, por ejemplo, tareas más livianas o, incluso, identificar nuestras horas muertas -viajes en transporte público, esperas en el médico…- para así poder encontrar también algo que hacer en ese tiempo. Y es que está claro que, si de antemano no nos proponemos hacer algo en esos “tiempos muertos”, lo más probable es que los desaprovechemos.

Además, saber que tenemos un tiempo concreto para realizar un trabajo nos motiva a poner más empeño y concentrarnos en él.

Escribe (o graba) todo

Poner las cosas por escrito libera a nuestra mente de la obligación de recordarla y puede emplear su esfuerzo en otras tareas. Pero es que, además, apuntar los pensamientos, ideas, tareas, citas… nos permitirá revisarlas y volver sobre ellas en otro momento, lo cual es un hábito muy productivo que incide en nuestra creatividad y capacidad de resolución. Hoy en día, además, gracias a las nuevas tecnologías, no tenemos excusa para no tomar estas notas, ya sea en el block del móvil o en la grabadora.

Planifica tus descansos

Nuestro rendimiento sigue una curva que, tras alcanzar un punto máximo, decrece progresivamente y acaba cayendo en picado. Tan importante como la planificación, la concentración o la fuerza de voluntad es asignar y respetar los periodos de descanso que permitan recargar nuestro cerebro para regresar al trabajo con más fuerza.

Hay muchas teorías al respecto. Una de las más extendidas es la del “Pomodoro”, que aboga por repartir nuestro trabajo en en quince minutos de actividad y cinco de descanso, con una pausa mayor cada cuatro ciclos. Otras aseguran que más allá de los 90 minutos, nuestra atención y rendimiento decaen considerablemente… Sinceramente creo que lo que mejor funciona es el autoanálisis siendo consciente de que el descanso forma parte también del rendimiento.

Divide el trabajo

A veces, hay tareas que nos parecen tan ambiciosas o complejas que ya nos desanimamos antes de empezarlas. Una buena forma de acometerlas es la de fijarse objetivos secuenciales. Dividir todo el trabajo en parcelas más pequeñas e ir encarándolas de una en una, sin pensar en la siguiente. Vernos avanzar en la secuencia resultará una inmejorable motivación.

Cómo desbloquearte

“Topear”, “atorarse”… o lo que viene a ser lo mismo, alcanzar un punto en el que te bloqueas. Cuando una cuestión te sobrepasa y, literalmente, te atascas en ella, una buena forma de salir de este bloqueo es hacer un mapa mental de la situación. Evalúa el punto en el que te encuentras, determina al que quieres llegar y buscar la forma en la que hacerlo.

Evita distracciones

Las distracciones son el gran enemigo de la productividad. Media hora de rendimiento plenamente centrados en una tarea es más productiva que una hora en la que consumimos el tiempo con mil frentes abiertos. Así que, si quieres centrarte realmente en el trabajo y aumentar tu productividad, debes evitar todas las distracciones que puedan surgir. Di adiós al móvil, al correo electrónico, a las llamadas y, si te lo puedes permitir, incluso al resto de tus compañeros.

Trabajo en una oficina con otros siete compañeros pero por mi horario laboral solo comparto con ellos la parte central de mi jornada. Os puedo asegurar que me rinde infinitamente más el trabajo antes de que lleguen o después de que se vayan que en las horas en las que coincidimos. Porque, aunque no sea su intención, aunque no se dirijan directamente a mí, siempre hay algún foco de atención que acaba distrayéndome de lo que tengo entre manos.

Di no

Seguro que más de uno habéis sentido alguna vez que sois malabaristas con varias pelotas en el aire al mismo tiempo. Muchas veces las tareas que debemos afrontar son inevitables, pero en otras ocasiones acabamos ocupándonos voluntariamente de más cosas de las que podemos asumir. Aprende a delegar o, lo que es más importante, a decir que “no”. Cuando te piden que hagas algo, si tienes oportunidad, evalúa el esfuerzo que te supondrá, el beneficio asociado y si merece la pena hacerlo.

Cuida tu cuerpo

Unos buenos hábitos alimenticios o de descanso son fundamentales para que nuestro rendimiento sea óptimo. Dormir lo suficiente es primordial para poder rendir en las tareas que debamos acometer, pero también lo es no excederse con la comida o la bebida.

Otro de los errores en los que incurrimos en ocasiones es empeñarnos en sacar adelante el trabajo cuando está claro que no estamos en condiciones para ello porque físicamente estamos mermados. Al final, si no “respetamos” nuestro cuerpo cuando estamos enfermo acabamos empleando más tiempo del necesario para resolver las tareas, con notables dosis de estrés y sintiéndonos francamente peor.

Seguro que tú tienes algún recurso más con el que podamos seguir completando esta lista. ¿Te animas a contárnoslo?

Fotos: Pixabay